Was bedeutet Social Distancing für meine Veranstaltung?

Veranstaltungsplanung im Hinblick auf Social Distancing

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Was „Social Distancing“ ist weiß ja seit der COVID-19 Pandemie jeder. Für künftige Veranstaltungen wird es unter Umständen wichtig sein die mögliche Personendichte (Personen pro Quadratmeter) deutlich zu reduzieren. Zum einen kann es eine behördliche Auflage sein, vor allem aber kann es durchaus das Bedürfnis der Teilnehmer sein, entsprechende Abstände einhalten zu können. Neben der rein rechtlichen Komponente sind also ganz besonders die sozialen Bedürfnisse der Teilnehmer zu berücksichtigen.

1. Die Ausgangslage

Gemäß §1 Abs. 2 der MVStättVO ist die Anzahl der Besucher, sofern sich aus den Bauvorlagen nichts anderes ergibt, wie folgt zu ermitteln:

1. für Sitzplätze an Tischen: ein Besucher je m2 Grundfläche des Versammlungsraumes
2. für Sitzplätze in Reihen: zwei Besucher je m2 Grundfläche des Versammlungsraumes
3. für Stehplätze auf Stufenreihen: zwei Besucher je laufendem Meter Stufenreihe
4. bei Ausstellungsräumen: ein Besucher je m2 Grundfläche des Versammlungsraumes

Die Zahl der konkret auf Grund der Bauvorlage für neue Versammlungsstätten zu genehmigenden Besucherplätze wird im Bestuhlungs- und Rettungswegeplan nach §44 MVStättVO festgelegt.

Hier gibt es landesspezifische, vor allem aber versammlungsstättenspezifische Unterschiede, die zu beachten sind. Als Faustformel sollen uns die Angaben oben aber genügen.

Nun muss man wissen, dass die Regelungen und Zahlen der MVStättVO aus dem Brandschutz kommen. Das Schutzziel der MVStättVO ist nämlich nicht der Infektionsschutz, sondern der „Schutz von Personen während ihres Aufenthalts und eine rasche Evakuierung bei Eintritt von Schadensfällen“ (Löhr/Gröger, Bau und Betrieb von Versammlungsstätten, 4. Auflage 2015). 

Zur Eindämmung der COVID-19-Pandemie empfiehlt die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung auch für Eventlocations (BZgA) einen Abstand von 1,5m zu anderen Menschen einzuhalten (https://www.infektionsschutz.de/coronavirus/verhaltensregeln.html).

Dies bedeutet beispielsweise, dass der Platzbedarf pro Person bei Reihenbestuhlung nicht mehr 0,5m2 pro Person ist, sondern rund 1,8m2 (genau sind es 1,767m2, da der Abstand nach allen Seiten gilt und somit kreisförmig anzunehmen ist):

Welche Auswirkungen dies für die Veranstaltungsplanung hat, betrachten wir im Folgenden.

Bitte beachten Sie, dass die hier dargestellten Zahlen und Modelle Maximalwerte sind. Es ist derzeit nicht sicher, dass es nötig sein wird Abstände und Flächen in den hier dargestellten Größenordnungen vorzuhalten. Es besteht jedoch die Möglichkeit. Dies ist abhängig von den Kriterien, nach denen man eine Normalisierung des öffentlichen Lebens wieder zulässt. Sagt man, dass Veranstaltungen wieder möglich sind und die gleichen Regelungen und Empfehlungen einzuhalten sind wie etwa im Supermarkt, sind die hier angesprochenen Maximalwerte wahrscheinlich.

Ich gehe aktuell davon aus, dass Abstandsregelungen auch auf Veranstaltungen in Eventlocations Anwendung finden werden. Selbst wenn es keine behördlichen Empfehlungen diesbezüglich gibt, so wird es ein soziales Bedürfnis der Teilnehmer sein, die nun gewohnten und als sicher empfundenen Abstände auch bei einer Veranstaltung einzuhalten. Das Thema wird uns noch sehr lange begleiten.

So sagt Dr. Anthony Fauci (US-Immunologe und Berater der Trump Administration) beispielsweise:

“I don’t think we should ever shake hands ever again”

(nachzulesen unter https://time.com/5818134/anthony-fauci-never-shake-hands-coronavirus/). 

2. Beispiel einer Veranstaltung

Zur Veranschaulichung der Auswirkungen von Social-Distancing auf den Platzbedarf unserer Veranstaltung, gehen wir von folgendem Beispiel aus.

Wir haben eine Tagung mit 120 Teilnehmern in einem Hotel. Dort gibt es klassisch ein Foyer mit Hospitality-Desk, welches gleichzeitig auch für die Kaffee- und Mittagspause genutzt wird, sowie ein Plenum. Das Hospitality-Desk ist mit zwei Hostessen besetzt, sodass immer zwei Teilnehmer gleichzeitig akkreditiert werden können. Workshop- und Breakouträume lassen wir in diesem Beispiel außer Acht, da für diese Räume das gleiche gilt wie für das Plenum, das wir uns nun zusammen mit dem Foyer genauer anschauen wollen.

Wichtig ist grundsätzlich, mehrere Zustände des Platzbedarfs zu unterscheiden. Neben dem statischen Platzbedarf, den eine Person hat, etwa wenn sie sitzt oder steht, gibt es noch den dynamischen Platzbedarf, etwa wenn sie geht. Weiterhin ist der Zustand des Wartens zu beachten. Dies zu vertiefen sprengt allerdings den Rahmen dieser Publikation, sodass wir hier nur den statischen Platzbedarf betrachten.

2.1 Platzbedarf im Foyer nach MVStättVO

Der rechnerische Platzbedarf nach MVStättVO wäre also 120 x 0,5m2 = 60m2. Das bedeutet, dass eine Veranstaltung mit 120 Personen dort im Sinne der MVStättVO durchführbar ist, wenn das Foyer eine Fläche von 60m2 aufweist. Die weiteren Faktoren wie etwa Führung der Flucht- und Rettungswege sowie Breite der Notausgänge, etc. sehen wir hier als im Sinne der MVStättVO gegeben an.

Nun ist neben der rein zur Verfügung stehenden Fläche eben auch die Menge an Personen, die sich darauf aufhält zu beachten, also die Personendichte. In Warteschlangen ist die zu erwartende Personendichte regelmäßig höher, als in einer Situation in der Personen sitzen. Diese Erfahrung, dass es dort enger zugeht, hat wohl jeder schon mehrfach selbst gemacht. 

Die rechnerische Länge der Warteschlage wäre also (120 x 0,5m2) : 2 = 30m. Die reale Länge der Warteschlange wäre vermutlich wesentlich geringer. 

Ein Zentraleuropäer hat im Durchschnitt einen Platzbedarf von 0,085m2 (https://www.vfdb.de/download/TB_13_01_Grossveranstaltungen.pdf).  

Nun stehen wir grundsätzlich nicht freiwillig dicht-an-dicht, sondern halten schon allgemein gewisse Abstände zueinander ein. Nach Edward T. Hall lassen sich verschiedene Distanzzonen unterscheiden (Edward T. Hall: Hidden Dimension, 1966).

Gut dargestellt findet man diese unter https://www.vbg.de/wbt/gewaltpraevention/daten/html/437.htm.

Interessanterweise fällt die Empfehlung des BzGA, einen Abstand von 1,5m zueinander einzuhalten in den Bereich der „Sozialen Distanz“, die wie folgt beschrieben ist:

„Dies ist der Raum für eher neutrale Kontakte zu Menschen, die man kennt, die aber weniger persönlich sind als bei der persönlichen Distanzzone, zum Beispiel zu Auszubildenden.“

Nun ist das etwas anders, wenn wir in einer Warteschlange stehen. Dort nehmen wir eine geringere Distanz eher in Kauf, vor allem wenn wir uns in dem Umfeld, in dem wir uns befinden, sicher fühlen.

Nach allgemeiner Lebenserfahrung würde die Warteschlange unserer Veranstaltung etwa so aussehen:

Hier halten sich 5 Personen auf einem Quadratmeter auf. Dies ist eine sehr hohe Personendichte, die beispielsweise hinsichtlich einer Entfluchtung sehr bedenklich ist und absolut vermieden werden sollte.

Nehmen wir an, dass wir bei der Akkreditierung kurzfristig eine solch hohe Personendichte in Locations für Veranstaltungen zu erwarten haben, so könnte die zu erwartende Warteschlange eine Länge von (120 x 0,2m2) : 2 = 12m haben, wenn alle Teilnehmer zur gleiche Zeit eintreffen.

2.2 Platzbedarf im Foyer nach Empfehlung der BZgA

Gehen wir nun aber davon aus, dass wir 1,5m Abstand zwischen den Teilnehmern einhalten, dann wäre die maximale Länge je Warteschlange (120 x 1,5m) : 2 = 90m. 

Der rein rechnerische Platzbedarf im Foyer für die 120 Teilnehmer wäre 120 x 1,8m2 = 216m2. Der reale Platzbedarf liegt bei über 240m2, rechnet man die „toten“-Flächen mit ein (in der Grafik grau dargestellt). 

Hinzuzurechnen ist noch der Platz, den das Hospitality-Desk in Anspruch nimmt und (sofern vorhanden und zulässig) Catering-Stationen und Sitzgelegenheiten.

2.3 Platzbedarf im Plenum

Auch hier wirken sich die empfohlenen Abstände auf die Raumgestaltung und den Platzbedarf aus. Selbstverständlich sind nach wie vor die Regelungen der landesspezifischen Versammlungsstättenverordnung hinsichtlich der Bestuhlung und Gänge einzuhalten.

Wie in §10 MVStättVO beschrieben, müssen Stühle 50cm breit sein (§10 Abs. 3 S.1 MVStättVO), die lichte Durchgangsbreite muss mindestens 40cm betragen (§10 Abs. 3 S.2 MVStättVO), in Reihen angeordnete Stühle müssen fest miteinander verbunden sein (§10 Abs. 1 S.1 MVStättVO) und hinter und zwischen den Blöcken müssen Gänge mit einer Mindestbreite von 1,20m vorhanden sein (§10 Abs. 4 S.2 MVStättVO).

Unter Normalbedingungen war der Platzbedarf für die Stuhlreihen aus unserem Beispiel 120 x 0,5m2 = 60m2. Hinzu kommen noch die Flächen für Gänge, Cateringstationen, die Bühne und der Platz für die AV-Technik, die den Gesamtbedarf an erforderlicher Fläche ergeben. 

Wendet man die Abstandsempfehlung von 1,5m nach allen Seiten an, kommen wir hier auf einen Platzbedarf vom mindestens 240m2. Wir brauchen für die gleiche Zahl an Teilnehmern also eine deutlich größere Fläche. 

In unserem Beispiel vergrößert sich der Platzbedarf um den Faktor vier.

3. Fazit

Wir können feststellen, dass sich der Raumbedarf durch die Abstandsempfehlungen deutlich erhöht. Ob diese Empfehlungen auf Veranstaltungen angewendet werden bleibt abzuwarten. Jedoch müssen wir nach aktuellem Stand davon ausgehen, dass es hierzu kommt oder dass zumindest von Seiten der Teilnehmer ein Bedürfnis besteht größere Abstände einzuhalten, das wir befriedigen müssen. Dieser Punkt der sozialen Bedürfnisse ist meines Erachtens extrem wichtig und beachtenswert. Ein „weiter so“ wird es auch in der Veranstaltungsbranche nicht geben.

Brauchen wir deshalb größere Räume in den Locations? Wahrscheinlich schon. Alternativ könnte man die Zahl der Teilnehmer reduzieren. Daneben gibt es aber noch viele andere organisatorische Maßnahmen, die wir ergreifen können.

Das Einhalten der Abstandsregeln bei der Akkreditierung, ohne Vergrößerung des Foyers kann in unserem Beispiel etwa dadurch erfolgen, dass wir auf eine digitale Akkreditierung umstellen, sodass Warteschlangen erst gar nicht entstehen können, weil niemand warten muss. Sollte ein Warten dennoch nötig sein, könnte man die Zahl der Counter erhöhen, um die Zeit zu verringern, in der man sich in einer Warteschlange aufhält. Auch ist denkbar die Anreise in Wellen zu organisieren, sodass hierdurch ein Anstehen verkürzt oder vermieden werden kann. Die Kaffee- und Mittagspause könnte in mehrere kleine Räume verlegt werden um die Personendichte gering zu halten.

Bei alledem muss auch eine andere Komponente berücksichtigt werden. Wir können den Teilnehmern unserer Veranstaltung sehr viel Platz zur Verfügung stellen, müssen aber immer dabei berücksichtigen, dass soziale Interaktionen auf Distanz schwer zu realisieren und von den Menschen auch nicht gewollt sind. Wir können hier also lediglich den Rahmen schaffen und das Ziel dahinter kommunizieren. Dies ist ein sehr wichtiger Punkt, den es zu beachten gilt. Eine Maßnahme allein, beispielsweise die Vergrößerung eines Raumes, macht nur dann Sinn, wenn die Teilnehmer wissen warum dies so ist und man sie auch während der Veranstaltung daran erinnert. Ebenso verhält es sich mit zusätzlichen, oder wo anders verorteten Hospitality Desks, Cateringstationen, etc. Diese Kommunikationsprozesse müssen in allen Phasen der Veranstaltung (Anreise, Verweildauer, Abreise) funktionieren und vorbereitet sein.

Die oben genannten crowdmanagement Maßnahmen in Veranstaltungslocations und Tagungsräumen sind allesamt recht einfach umzusetzen, müssen aber jetzt schon bedacht und in die Planung einbezogen werden. Einerseits lassen sich Räume nicht unbegrenzt erweitern, oder Personal nicht unbegrenzt aufstocken. Zum anderen sind dies Kostenfaktoren, die man in der Budgetierung berücksichtigen muss.

3konzept berät Sie gerne hinsichtlich dieser Fragestellungen.

Verfasser: Fachplaner für Besuchersicherheit, Frank Meckel, 3konzept, Bensheim

Stand: 04.03.2021, 23.11.20, 10.09.20, 16.06.20, 17.04.2020

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